Im Regelfall werden Unterlagen (z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe oder Rechnungen) gemäß der Aufbewahrungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 147 AO einheitlich abgespeichert. Hiernach ist die weitere Speicherung der Unterlagen rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, welcher der Verantwortliche unterliegt.

Vor dem Oberlandesgericht Dresden (Urteil vom 14.12.2021, Az.: 4 U 1278/21) war nun die spannende Frage zu beantworten, ob nicht rechtmäßig erhobenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten weiter gespeichert werden können oder gelöscht werden müssen. Müssen also bei der Löschpflicht nur das entsprechende Dokument oder jedes einzelne darin enthaltene Datum betrachtet werden?

Nach Auffassung des Gerichts kommt es bei der Betrachtung der Löschpflicht nicht auf ein Dokument als Gesamtheit aller darin enthaltenen Daten, sondern auf jedes einzelne Datum an. Daher lassen sich nicht rechtmäßig erhobene Daten nicht über die Aufbewahrungspflichten rechtfertigen. Im Umkehrschluss ist somit für jedes in einem Dokument enthaltene Datum eine Rechtsgrundlage für die Speicherung zu prüfen.

Unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht müssten so zum Beispiel der Name, die Anschrift und das Geburtsdatum, also Daten, mit denen eine eindeutige Identifikation möglich ist, gelöscht werden.

Nach Auffassung des Gerichts seien Datenbestände so zu organisieren, dass nur auf die aufzeichnungspflichtigen - und aufbewahrungspflichtigen Daten zugegriffen werden kann. Dies kann z. B. durch geeignete Zugriffsbeschränkungen oder „digitales Schwärzen“ der zu schützenden Information erfolgen. Auf der geschäftlichen Korrespondenz können die Daten, die eine Identifizierung seiner Person erlauben, geschwärzt werden.

Die Entscheidung dürfte das ein oder andere Löschkonzept auf den Kopf stellen. In der Regel werden Löschfristen bislang anhand von Dokumenten und deren Aufbewahrungspflichten gebildet. Die Betrachtung jedes einzelnen Datums könnte einen nicht unerheblichen Mehraufwand bedeuten.

Rechtsanwalt Robert Harzewski