Die wichtigsten Schritte zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen

 
Schon bald müssen Sie in Ihrem Unternehmen Ihren Beschäftigten eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zur Verfügung stellen. Ab 250 Beschäftigten ist die interne Meldestelle bereits ab dem 2. Juli 2023 verpflichtend. Dabei müssen Sie über einige wichtige Punkte Entscheidungen treffen.

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Die interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz soll Ihren Beschäftigten eine vertrauliche Möglichkeit bieten, Verstöße gegen Compliance-Regeln, Gesetze oder EU-Normen innerhalb des Unternehmens zu melden. Damit sorgt eine interne Meldestelle, bei der sich Ihre Beschäftigten ernst genommen fühlen, dafür, dass die Beschwerden nicht an die Öffentlichkeit gelangen. So lassen sich durch die interne Meldestelle Reputationsschäden vermeiden.
Schritte zur Umsetzung einer internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz

Für die Einrichtung der internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz in Ihrem Unternehmen müssen Sie sich Klarheit verschaffen über folgende Fragen:

1. Wie setzen Sie die interne Meldestelle im Unternehmen um?
2. Mit welchem Personal besetzen und betreiben Sie die interne Meldestelle?
3. Kann die interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz auch außerhalb des Unternehmens eingerichtet werden?

1.Wie setzen Sie die interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz im Unternehmen um?

Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt von Ihnen, dass Sie Meldekanäle anbieten, über die Ihre Beschäftigten Hinweise kommunizieren können. Diese Meldekanäle einer internen Meldestelle sollen Ihren Beschäftigten ermöglichen, mündlich oder in Textform und, wenn gewünscht, auch im persönlich, Kontakt mit der internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz aufzunehmen. Wichtig ist dabei, dass die Beschäftigten an die interne Meldestelle vertraulich herantreten können, nach Wunsch auch anonym. Deshalb müssen die Meldekanäle der internen Meldestelle so geschaffen werden, dass nur die mit dem Betrieb der internen Meldestelle betrauten Mitarbeiter Zugriff auf die Meldungen haben. Eine entsprechende Software-Lösung kann hier die erforderlichen Voraussetzungen schaffen. Bei der Umsetzung einer datenschutzkonformen Lösung für die Einrichtung einer internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz berate ich Sie gerne.
Das Gesetz stellt Ihnen frei, Ihre interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz im Unternehmen einzurichten, oder aber durch einen Dritten durchführen zu lassen. Mehrere Unternehmen können auch gemeinsam eine interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz betreiben.

2.Mit welchem Personal besetzen und betreiben Sie die interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz?

Die interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz sollte in der Lage sein, Hinweise aus vielen juristischen Themengebieten zu bearbeiten, beispielsweise Strafrecht, Arbeitsrecht, Datenschutz, Verbraucherschutz etc. Als Unternehmer können Sie eigenes Personal mit der Betreuung der internen Meldestelle beauftragen. Zwei Voraussetzungen sind dabei zu beachten: Die Person muss fachkundig sein und die Tätigkeit in der internen Meldestelle unabhängig ausüben können. Für die Fachkunde sind Sie als Unternehmer verantwortlich und müssen im erforderlichen Rahmen Fort- und Weiterbildungen ermöglichen. Unabhängig bedeutet, dass die Person, die Ihre interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz betreibt, ohne Einflussnahme der Unternehmensleitung und der Kollegen entscheiden kann. Dabei darf es nicht zu Interessenskonflikten kommen. Haben Sie eine geeignete Person in Ihrem Unternehmen, so muss die Beauftragung mit der internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz personalseitig durch eine Vertragsänderung oder -ergänzung erfolgen. Dies setzt eine Zustimmung voraus, eine Übertragung der Aufgabe ist nicht ausgeschlossen.
Alternativ dazu können Sie auch externes Personal einsetzen, um Ihre interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz zu betreiben, beispielsweise Anwaltskanzleien oder geeignete Dienstleister.

3.Kann die interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz auch außerhalb des Unternehmens eingerichtet werden?

Die Einrichtung einer internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz kann innerhalb Ihres Unternehmens herausfordernd sein. Insbesondere bindet die interne Meldestelle Kapazitäten, die Sie für den Betrieb Ihres Unternehmens dringend benötigen. Deshalb bietet das Hinweisgeberschutzgesetz auch die Möglichkeit an, die interne Meldestelle auszulagern. Dann liegt die technische, organisatorische und inhaltliche Bearbeitung der internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz bei einem Dritten.

Eine entsprechende All-in-One-Lösung für Ihre interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz kann ich Ihnen anbieten. Als Rechtsanwalt bin ich mit verschiedenen rechtlichen Themengebieten vertraut und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Hier finden Sie mein Angebot.

Rechtsanwalt Robert Harzewski