Die Frage, wie weit ein Auskunftsanspruch aus Art. 15 DSGVO reicht, ist immer wieder Diskussionsstoff vor Gerichten (Vgl. Auskunft an die DB zu Videoaufzeichnungen im letzten Newsradar). Besonders in Streitigkeiten aus einem langjährigen Arbeitsverhältnis können sich wie oben beschrieben große Datenmengen angesammelt haben, die sich kaum unkompliziert an den Betroffenen übermitteln lassen. Hier schränkte das Arbeitsgericht Heilbronn jüngst die Grenzen des Auskunftsanspruches auf ein zumutbares Maß ein (ArbG Heilbronn vom 27.3.2025 8 Ca 123/24).

Was war passiert?

Ein Arbeitnehmer, der 24 Jahre lang beschäftigt war, forderte eine vollständige Datenkopie. Sein erklärtes Ziel: Er wollte nachweisen, dass er über die Jahre 4.000 Überstunden angesammelt hatte.

Das Unternehmen reagierte und lieferte eine beachtliche Menge an Daten:

• 400 PDF-Seiten
• Einen USB-Stick mit einer Liste von 55.000 E-Mails (Absender, Empfänger, Betreff, Datum)

Dem Arbeitnehmer reichte das nicht. Er bemängelte, dass zahlreiche E-Mails und andere Daten fehlten, die er für seinen Überstundennachweis benötige, und forderte Schadensersatz

Die Entscheidung: Gericht fordert Präzisierung vom Arbeitnehmer

Das Arbeitsgericht Heilbronn lehnte einen Anspruch des Klägers ab. Denn bei einem so umfangreichen Datensatz, wie er bei einem jahrzehntelangen Arbeitsverhältnis angesammelt wird, sei es vom Betroffenen zu verlangen, dass er näher präzisiert, auf welche Informationen oder welche Verarbeitungsvorgänge sich sein Auskunftsersuchen bezieht.

Das Gericht führte aus:

„Je größer die Menge an Daten und je unkonkreter das Auskunftsverlangen ist, desto weniger ist dem Verantwortlichen die Erteilung einer allumfassenden Auskunft zuzumuten und desto eher muss sich der Auskunftsberechtigte mit allgemeinen Angaben (zB Bereitstellung einer strukturierten Zusammenfassung der verarbeiteten Daten in Tabellenform) oder mit leicht zugänglichen Informationen begnügen […].“

Im Klartext: Ein Arbeitgeber muss nicht auf eine monatelange "Schatzsuche" nach jeder einzelnen Information gehen, wenn der Anfragende selbst nicht genau sagen kann, was er sucht.

Was bedeutet das für die Praxis?

Bei Auskunftsersuchen kommt es darauf an, dass die begehrte Auskunft mit einem zumutbaren Aufwand erteilt werden kann. Der Auskunftsanspruch beinhaltet nicht das Recht, dass alle Dokumente, die mit der personenbezogenen Datenverarbeitung in Zusammenhang stehen, in Kopie herauszugeben sind. Vielmehr müssen die Dokumente zur Verfügung gestellt, werden, die erforderlich sind, damit die betroffene Person ihre Rechte aus der DSGVO ausüben kann (EuGH 4. Mai 2023 – C-487/21).

Dies bedeutet, dass der Betroffene im Einzelnen darzustellen hat, welche E-Mails genau er benötigt. Bei pauschalen Anfragen zu riesigen Datenmengen (z.B. "alle meine E-Mails der letzten 10 Jahre") können und sollten Sie den Betroffenen auffordern, sein Ersuchen zu konkretisieren. Fragen Sie nach, auf welche Informationen oder Verarbeitungsvorgänge es ihm ankommt.

Rechtsanwalt Robert Harzewski