Die Verarbeitung von privaten Kontaktdaten der Beschäftigten durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich unzulässig. Generell dürfen personenbezogenen Daten der Beschäftigten nur dann verarbeitet werden, wenn es für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte stellt im aktuellen Tätigkeitsbericht für 2023 eine Auflistung der von den Verantwortlichen vorgetragenen Begründungen für eine Verwendung der Nummern zusammen:

• Gewährleistung kurzfristiger Erreichbarkeit im Falle von Dienstplanänderungen oder im Vertretungsfall
• Sicherstellung der Kommunikation mit dem Personal, soweit auf dienstliche Kommunikationsmittel nicht zurückgegriffen werden kann
• Führung von sogenannten „Alarmlisten“, in welchen die privaten Kontaktdaten der Betroffenen Personen vorgehalten werden sollen

Keine Erforderlichkeit

Aber auch die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte sieht in diesen Fällen grundsätzlich keine Erforderlichkeit, auch nicht wenn Beschäftigte während ihrer Freizeit telefonisch erreicht werden sollen, um diese kurzfristig dienstlich einzusetzen.

Einwilligung ist keine Alternative

Nach Auffassung der Aufsichtsbehörden kommt im Beschäftigungsverhältnis eine wirksame Einwilligung regelmäßig nicht in Betracht, da von einer Freiwilligkeit regelmäßig nicht ausgegangen werden kann.

Nach Ansicht der Datenschutzbeauftragten wäre von Verantwortlichen außerdem darzulegen, welchen Vorteil die/der Beschäftigte erlangt oder welche gleichgelagerten Interessen der Dienstherr und die/der Beschäftigte verfolgen. So genüge zum Beispiel die generelle Aussage, dass mit dieser Datenverarbeitung die Funktionsfähigkeit der Verwaltung gewährleistet wird oder auf die Möglichkeit einer mit der Corona-Pandemie vergleichbaren Ausnahmesituation Bezug genommen wird, diesen Anforderungen nicht.

Empfehlung

Dienstherren oder Arbeitgeber/innen, die zur Erhaltung der Betriebsfähigkeit die Erreichbarkeit der Beschäftigten außerhalb von Dienst- und Arbeitszeiten zu verbessern beabsichtigen, ist zu raten, zur Vermeidung der Verarbeitung nicht erforderlicher Daten, dienstliche Endgeräte oder Rufnummern zur Verfügung zu stellen.

Rechtsanwalt Robert Harzewski