Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die verpflichtende Nutzung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich in Kraft. Dieser Schritt markiert einen bedeutenden Fortschritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Doch was bedeutet das konkret? Und welche Maßnahmen sollten Unternehmen ergreifen, um sich optimal auf die neuen Anforderungen vorzubereiten? Hier finden Sie die wichtigsten Informationen im Überblick.

 

Was ändert sich mit der E-Rechnungspflicht?

Zukünftig müssen Rechnungen zwischen Unternehmen in standardisierten, maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Diese Formate ermöglichen es, Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten, was die Effizienz und Genauigkeit im Rechnungsprozess erheblich steigert.

Der Versand der E-Rechnungen bleibt weiterhin über E-Mail möglich, allerdings bringt dies auch neue Herausforderungen in puncto Sicherheit mit sich. Besonders für Vereine, die unternehmerisch tätig sind, gilt diese Verpflichtung ebenfalls. Details hierzu finden Sie im FAQ des Bundesministeriums der Finanzen.

 

E-Mail-Sicherheit: Ein unverzichtbarer Schutzschild

Die Nutzung von E-Mails als Versandweg für E-Rechnungen ist praktisch – jedoch auch risikobehaftet. Angriffe wie Phishing, Spam, Ransomware oder Malware können dazu führen, dass Rechnungen abgefangen, manipuliert oder missbräuchlich verwendet werden. Deshalb ist ein umfassender Schutz der E-Mail-Kommunikation unverzichtbar.

 

Welche Sicherheitsmaßnahmen sind erforderlich?

Um potenzielle Angriffe frühzeitig abzuwehren, sollten Unternehmen sowohl den eingehenden als auch den ausgehenden E-Mail-Verkehr absichern. Folgende Lösungen bieten effektiven Schutz:

  1. Spam-Filter und Viren-Scanner: Erkennen schädliche Inhalte und blockieren sie, bevor sie Schaden anrichten können.
  2. Ransomware-Schutz: Verhindert die Verschlüsselung und Erpressung durch Cyberkriminelle.

Darüber hinaus spielen technische Sicherheitsprotokolle eine entscheidende Rolle, um E-Mails sicher zu übertragen und Manipulationen vorzubeugen.

 

Technische Maßnahmen zur Absicherung von E-Rechnungen

Damit E-Rechnungen zuverlässig und sicher versendet werden können, sollten Unternehmen folgende Technologien implementieren:

  • SPF, DKIM und DMARC: Diese Protokolle verhindern, dass Ihre E-Mails als Spam eingestuft oder von Betrügern gefälscht werden. Sie sorgen für eine eindeutige Authentifizierung des Absenders.
  • TLS-Verschlüsselung: Schützt E-Mails während der Übertragung vor unbefugtem Zugriff.
  • Digitale Signaturen: Stellen sicher, dass die E-Mail-Inhalte während des Versands nicht manipuliert werden und authentisch vom Absender stammen.

 

Fazit: Frühzeitig handeln zahlt sich aus

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bietet eine hervorragende Gelegenheit, Prozesse zu optimieren und die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Gleichzeitig erfordert sie jedoch eine vorausschauende Planung, insbesondere in Bezug auf die Sicherheit der E-Mail-Kommunikation.

Durch die Implementierung moderner Sicherheitslösungen und die Einhaltung technischer Standards können Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, sondern auch das Vertrauen ihrer Geschäftspartner stärken.

Sind Sie bereits vorbereitet? Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Systeme und Prozesse zu überprüfen und anzupassen – es lohnt sich!

 

Rechtsanwalt Robert Harzewski