In der Praxis kommt es gehäuft zu Problemen bei der notwendigen Identitätsprüfung bei Anfragen von Betroffenen. Leider hat sich bisher noch kein etabliertes Verfahren zur Identifizierung durchgesetzt. Aus Baden-Württemberg gibt es nun eine kleine Zusammenfassung, welche Möglichkeiten bestehen und was im Einzelfall zu beachten ist. Die Mitteilung kann hier aufgerufen werden.
Vor Erteilung der Auskunft ist auf eine eindeutige Identifizierung der betroffenen Person zu achten. Eine Auskunft an eine falsche Person ist eine klare Datenschutzverletzung und muss unter Umständen auch der Aufsichtsbehörde gemeldet werden.
Bei telefonischen Anfragen sollten zur Identifizierung in der Regel Daten wie das Geburtsdatum und die Anschrift abgefragt werden. In Einzelfällen kann auch die Übermittlung einer geschwärzten Ausweiskopie (nur Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeitsdauer sind sichtbar) zulässig sein. Gerade bei sensiblen Daten kann dies auf dem elektronischen Wege nur mit einer Ende-zu-Ende-verschlüsselten E-Mail, über eine HTTPS-geschützte Website oder mithilfe eines verschlüsselten PDF-Dokuments erfolgen.
Weitere Möglichkeiten der Identifizierung können über die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises, die DE-Mail-Adresse oder über ein Postident-Verfahren oder Video-Ident-Verfahren möglich sein. Verfügt die betroffene Person über ein Nutzerkonto beim Verantwortlichen, so dürfen ihr keine zusätzlichen Fragen zur Identifizierung gestellt werden.
Die Auswahl der Identifizierungsmethode oder Identitätsprüfung obliegt dem Verantwortlichen unter Berücksichtigung des Risikos für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen und ist daher eine Einzelfallentscheidung. Je höher das Schutzniveau der Auskunftsdaten, desto sicherer sollte das Verfahren sein.