Die Benennungspflicht des Datenschutzbeauftragten in Vereinen besteht unter anderem, wenn die Kerntätigkeit in einer umfangreichen Verarbeitung sensibler Daten oder systematischen Überwachung betroffenen Personen liegt. Muss eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden, so ist ebenfalls ein Datenschutzbeauftragter zu benennen. Dies ist regelmäßig im Bereich der Jugendhilfe, bei der Durchführungen von Beratungen und dem Führen von Beratungsakten (Selbsthilfevereine) mit einer Vielzahl an Gesundheitsdaten zu einzelnen Personen der Fall.
Personengrenze
Unabhändig davon benötigen Verein einen Datenschutzbeauftragten, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind.
| Personen, die grundsätzlich mitzuzählen sind: | Personen, die grundsätzlich außer Betrecht bleiben können: |
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Benennungspflicht des Datenschutzbeauftragten in Vereinen
Die Einordnung, wer im Verein in der Regel ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt ist, bereitet in der Praxis große Unsicherheiten. Im Gegensatz zu Unternehmen finden sich in Vereinen nicht nur Vollzeitbeschäftigte. Viele Tätigkeiten werden in Teilzeit oder sogar nur in ganz geringem Umfang im Rahmen eines ehrenamtlichen Engagements erbracht. Hinzu kommt, dass oft nur ein kleiner Teilbereich der Datenverarbeitung in automatisierter Form erfolgt.
Übersicht zu den vorhandenen Hilfestellungen der Aufsichtsbehörden:
| Aufsichtsbehörde | Wer zählt mit? | Was bedeutet ständig? | Quelle |
| Niedersachsen |
| Um das Kriterium „ständig“ zu erfüllen, muss die automatisierte Verarbeitungstätigkeit in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden.Beschäftigt sich eine Person nur gelegentlich mit der automatisierten Datenverarbeitung, muss sie nicht für die Zwanzig-Personen-Grenze mitgezählt werden. (Gegenbeispiel: wenn nur einmal im Jahr geholfen wird oder per Einzelauftrag nur gelegentlich und einzelfallbezogen auf Daten zugegriffen wird) | Link |
| Rheinland-Pfalz |
| Entscheidend ist die "ständige" Beschäftigung mit der Datenverarbeitung. Dies wiederum ist ein auslegungsbedürftiger Begriff und bezieht sich nach erster Einschätzung nicht allein auf die Anzahl der Tage oder Stunden pro Woche, sondern voraussichtlich auch auf den Umfang der verarbeiteten Daten. | Link |
| Bayern | Wenn Personen im Verein die überwiegende Zeit, die sie für den Verein aufbringen, mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu tun haben. Leiter einzelner Abteilungen zählen nur dazu, wenn sie mit der Mitgliederverwaltung ihrer Abteilung beauftragt sind. (Gegenbeispiel:Trainer im Sportverein) | Link | |
| Baden-Württemberg |
| „Ständig“ beschäftigt ist eine Person, wenn sie für diese Aufgabe auf längere Zeit vorgesehen ist und sie entsprechend wahrnimmt.Die Aufgabe braucht auch nicht Hauptaufgabe der Person zu sein. Das Tatbestandsmerkmal „ständig“ ist daher auch erfüllt, wenn die Aufgabe selbst nur gelegentlich anfällt, die betreffende Person sie aber stets wahrzunehmen hat. Ständig bedeutet, dass die Person immer dann mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt ist, wenn diese Tätigkeit anfällt. | Link |
| Hessen | Beispiele: Vorstandsmitglieder, Trainer, Kassierer und Kassenwart, Übungsleiter, Wettkampfrichter, Betreuer, Sponsoren, Physiotherapeuten, Chorleiter, Berater/Psychologen | Link | |
| Mecklenburg-Vorpommern |
| Nicht entscheidend ist die Frage, ob Vereinsmitglieder Zugriff auf die Datenbestände der Vereinsmitglieder haben (beispielsweise zur Organisation von wöchentlichen Proben, Trainingseinheiten, Spielen oder Veranstaltungen), da hier zwar eine wiederkehrende und häufige, aber keine ständige Datenverarbeitung vorliegt. Nicht mitzuzählen sind also z. B. die Empfänger einer digitalen Teilnehmerliste (etwa Trainer). Zwar speichert auch ein Trainer die Liste ab, jedoch besteht der Schwerpunkt seiner Tätig keit nicht in der Datenverarbeitung, sondern im Training | Link |
| Nordrhein-Westfalen |
| Nicht entscheidend ist allerdings, wie häufig oder intensiv auf die Daten zugegriffen wird. Es ist ausreichend, dass es zur regelmäßigen Aufgabenwahrnehmung der Personen gehört, personenbezogene Daten automatisiert zu verarbeiten und es sich hierbei nicht nur um eine vorübergehende Tätigkeit (z. B. Urlaubsvertretung) handelt. (Beispiel für eine Benennungspflicht: 10 Beschäftigte des Vereins sowie 10 Ehrenamtliche, von denen 5 Personen nur 1x wöchentlich aushelfen, befassen sich mit der Mitgliederverwaltung, die elektronisch (bspw. mittels einer Excel-Tabelle oder Software für die Mitgliederverwaltung) durchgeführt wird.) | Link |
| Schleswig-Holstein |
| Link | |
| Sachsen-Anhalt |
| Ständig heißt, dass die Person dauerhaft und nicht nur vorrüberhend mit der Tätigkeit betraut ist, gleichwohl ihr nicht in engen Zeitabständen nachgehen muss. (Beispiel für eine Benennungspflicht: Wenn der Kassenwart monatlich die Zahlung der Mitgliedsbeiträge kontrolliert.) | Link |
| Sachsen, Hamburg, Saarland, Berlin, Bremen, Thüringen, Brandenburg | keine Hilfestellung | ||